Chaque document qui arrive en PDF, en photo ou dans un courriel finit par être relu et retapé par quelqu’un. L’IA sait maintenant lire ces documents de façon fiable : elle extrait les champs, les vérifie contre vos règles et les envoie dans votre logiciel. Votre équipe ne traite plus que les exceptions.
La saisie de documents ne figure sur aucun état financier. Elle se cache dans la paie, dans les retards de facturation et dans les erreurs qu’on découvre trop tard.
Les factures s’empilent en fin de mois, et la comptabilité court après.
Chaque fournisseur envoie un format différent ; aucun outil standard ne les lit tous.
Une erreur de saisie sur un prix ou une quantité coûte plus cher que la saisie elle-même.
Les bons de livraison ne sont jamais rapprochés des commandes.
Vous avez essayé un logiciel d’OCR : il lisait le texte, mais ne comprenait pas le document.
Un document passe par quatre étapes : il est capté (courriel, dossier partagé, numérisation), lu et structuré par l’IA, vérifié par des règles propres à votre entreprise — fournisseur connu, totaux qui balancent, commande correspondante — puis saisi dans votre système. Ce qui ne passe pas les contrôles arrive dans une file de révision, avec la raison.
Avant tout engagement, on fait passer un échantillon de vos factures et on mesure ce qui sort correctement.
Un total qui ne balance pas, un fournisseur inconnu, un prix anormal : le document est retenu et signalé.
QuickBooks, Acomba, Sage, votre ERP ou Excel — par import, API ou export, selon ce que le logiciel permet.
Quels documents, combien par mois, de combien de fournisseurs, et où ils doivent aboutir.
Une cinquantaine de vrais documents passent dans le système. On voit précisément ce qui est fiable et ce qui ne l’est pas.
On écrit avec vous les contrôles qui comptent : seuils, rapprochements, fournisseurs autorisés.
Les données validées sont saisies automatiquement ; les exceptions arrivent dans une file simple à traiter.
On regarde ce qui tombe en exception et on améliore les règles jusqu’à ce que la file devienne marginale.
L’OCR transforme une image en texte. L’IA comprend ce texte : elle sait qu’un nombre est un total avant taxes, qu’une ligne est un produit, qu’un document est une note de crédit. C’est ce qui permet de lire des formats différents sans gabarit par fournisseur.
Ça dépend de vos documents : qualité des numérisations, variété des formats, écriture manuscrite. C’est pour ça qu’on commence par un essai sur vos vrais documents, et que des règles retiennent tout ce qui est douteux au lieu de le saisir.
Oui, selon les accès que le logiciel offre : API, import de fichiers ou export structuré. On valide le chemin d’intégration pendant le diagnostic, avant tout engagement.
Ils sont lus quand c’est possible, et envoyés en révision quand la lecture n’est pas assez sûre. L’objectif n’est pas zéro intervention humaine, c’est zéro saisie inutile.
Non, si c’est encadré : on choisit des fournisseurs et des réglages compatibles avec vos obligations (Loi 25), on limite les accès et on ne conserve que ce qui est nécessaire.
Dites-moi lesquels et à peu près combien. Je vous réponds sous 24 h avec ce qui est automatisable et une idée honnête de l’effort.